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Jeder einzelne Bereich vom Strategischen MICE Management kann individuell betrachtet und optimiert werden. Den grössten und nachhaltigsten Erfolg erzielt man, wenn alle Bereiche wie Zahnräder ineinandergreifen und die Prozesse von allen eingehalten werden.
Einkaufs- und Veranstaltungsrichtlinie
Haben Sie in Ihrer Unternehmung Standards definiert, die bei der Planung von Seminaren oder Tagungen einzuhalten sind? Nein? Warum nicht?
Wir empfehlen Einkaufs- und Veranstaltungsrichtlinien zu definieren und einzuführen. Davon profitieren alle Beteiligten:
Einheitliche Stornierungsbedingungen
Ihre Mitarbeiter können sich auf Stornierungsbedingungen berufen und verlassen, die vom Einkauf und der Rechtsabteilung geprüft und bewilligt worden sind. Unnötige Rückfragen oder Abklärungen werden bei den Anlassorganisatoren, als auch bei weiteren involvierten Personen reduziert.
Gleichzeitig profitiert die Unternehmung davon, dass durch eine Standardisierung Kosten, für zum Beispiel Stornierungen oder No-Shows, reduziert werden.
Purchase Order (PO) und Wertgrenzen
Darf jeder für jeden Betrag eine Tagung oder ein Seminar buchen? Oder sind Wertgrenzen definiert?
Je nach Unternehmensphilosophie kann so bereits im Vorfeld über Ausgaben und Kosten entschieden und bestimmt werden. Einige Unternehmen arbeiten nur mit PO’s und Wertgrenzen. Andere Unternehmen verzichten komplett darauf und übergeben die Verantwortung zum sensiblen Umgang mit Ausgaben in die Hände der jeweiligen Tagungsplaner.
Hotel- und Location Suche
Bei der Hotel- und Location Suche geht es nicht nur darum den passenden Tagungsraum für das Meeting zu finden. Es geht auch darum viele Punkte zu berücksichtigen, damit schon bei der Suche und Auswahl Kosten gespart werden können. Dazu zählen zum Beispiel:
- Eine detaillierte Definition der Bedürfnisse
- Überprüfung, ob zu dem Zeitpunkt eine Messe oder ein Kongress in der Stadt oder der Region stattfindet.
- Bevorzugte Hotels buchen, um den Preisverhandlungen für die Zukunft zu vereinfachen.
Teilnehmer- und Reisemanagement
Wie funktioniert bei Ihnen der Einladungsprozess für die Teilnehmer? Und wie werden die Reisen jeweils geplant?
In diesem Bereich vom Strategische MICE Management gibt es auch ein grosses Einsparpotential. Dieses nicht nur in den direkten Kosten bei den Reisen, sondern auch bei den indirekten Kosten für den Zeitaufwand jedes einzelnen Teilnehmers für die Planung und Organisation der Reise. Mittels definierter Prozesse kann viel optimiert und vereinheitlicht werden. Von Vorschlägen für eine einfache Anreise, bis hin zum Eintrag im Outlook Kalender.
Payment Solutions und Finanzservice
Wie häufig sind die Rechnungen des gebuchten Dienstleisters, wie Hotels oder Locations, richtig? Dabei geht nicht nur um die richtige Rechnungsanschrift. Wurden alle Leistungen gemäss Vertrag und Bestellung richtig berechnet? Wurden die Veranstaltungsbedingungen in Bezug auf Stornokosten und No-Show durch den Dienstleister richtig angewandt? Und zu guter Letzt, sind die steuerlichen Aspekte für die richtige Rechnungslegung berücksichtig?
Die sachliche und fachliche Prüfung einer Rechnung ist wichtig, damit diese in der Buchhaltung richtig weiterverarbeitet und verbucht werden kann.
Achten Sie bei der Rechnung auf mögliche geldwerte Vorteile, die steuerlich anders zu behandeln sind?
Es gibt viele Punkte und Details zu berücksichtigen, damit die Rechnungen und Abrechnungen Revisionen und Prüfungen standhalten.
Auswertungen, Reports & Statistiken
Können Sie auf Knopfdruck sagen wie viele Veranstaltungen oder Tagungen pro Jahr bei Ihnen in der Unternehmung durchgeführt werden? Und wie hoch sind die Ausgaben für die Anlässe? In welchen Städten und Hotels finden die meisten Tagungen statt?
Mit definierten Prozessen und einer strukturierten Datenerfassung lassen sich die Daten zu Ihren Veranstaltungen und Tagungen vielseitig auswerten. Mit den Statistiken können Sie mittel bis langfristig Kosten optimieren und die Ausgaben reduzieren.
Duty of Care & Sicherheit
Wissen Sie wann wo welche Veranstaltung stattfindet? Und welche Mitarbeiter von Ihnen daran teilnehmen?
Aufgrund der täglichen Gefahren und Risiken liegt es in der Verantwortung der Unternehmung jederzeit zu wissen, wo sich die Mitarbeiter aufhalten.
Ein weiterer Aspekt ist die Sicherheit am Anlass selber. Sind alle relevanten Punkte berücksichtig? Wie zum Beispiel, ob die Grösse vom Tagungsraum für die Anzahl an Teilnehmern zugelassen ist. Oder sind die Fluchtwege ausreichend breit?
Wer im Vorfeld die notwendigen Vorkehrungen trifft, ist im Fall der Fälle gut vorbereitet und kann auf ein Risikomanagement zurückgreifen.
Compliance und Business Ethics
Das Thema Compliance ist in aller Munde. Einige Unternehmungen haben sehr strikte Regeln. Andere wiederum geben, wenn man es so nennen kann, mehr Freiräume. Mit den Compliance Regeln soll Gesetzesverstössen, wie Bestechungen, vorgebeugt werden. Mitarbeiter als auch Dienstleister sind zu sensibilisieren, damit die jeweiligen Compliance Richtlinien eingehalten werden.
Business Ethics oder Corporate Social Responsibility sind in diesem Zusammenhang auch immer zu nennen. Werden moralische und ethische Erwartungen der Gesellschaft berücksichtigt, wie zum Beispiel Einhaltung vom Mindestlohngesetzt, Gleichberechtigung, Unterlassung von Kinderarbeit.
Die Integration eines Strategischen MICE Managements berücksichtig die firmeninternen Regeln und Grundsätze schon bei der Anfrage der Dienstleister.
